Geschäftsverteilungsplan

Abteilung I (eigener Wirkungskreis der Gemeinden)

Sachgebiet 1      Haushaltswesen, Gemeinderecht, Bauleitplanung, Personal- und Organisationsangelegenheiten

 Herr Herrmann: Telefon (09835/9791-14), E-Mail: stefan.herrmann@vg-hesselberg.de

• Leitung Abteilung I
• Beratung der Bürgermeister und Zweckverbandsvorsitzenden in allen Angelegenheiten der Gemeinden und Zweckverbände
• Sitzungsdienst in der VG und bei Bedarf in den Gemeinden mit Protokollfertigung, soweit erforderlich
• Abfassung des allgemeinen Schriftverkehrs der Gemeinden (soweit erforderlich) und der Verwaltungsgemeinschaft
• Gemeinderecht und allgemeine Rechtsfragen
• Versicherungen der Gemeinden und Bearbeitung von Schadensfällen (Grundsatzfragen)
• Vorbereitung aller Satzungen bzw. Satzungsänderungen
• Beitrags- und Gebührenkalkulationen für Wasserleitung und Kanalisation
• Bearbeitung Erschließungs- und KAG-Beitragsrecht (Grundsatzfragen, Kalkulationen)
• Abwasserabgaberecht
• Bearbeitung aller Widersprüche gegen gemeindliche Bescheide
• Aufstellung des Haushaltsplanes und Erstellung der Jahresrechnung der VG
• Kassenaufsicht und Überprüfung der Kassenabschlüsse
• Personalangelegenheiten (Grundsatzfragen)
• Schulwesen und Kindergarten
• Aufstellung und Änderung von Flächennutzungs- und Bebauungsplänen
• allgemeine Organisation der VG
• Bearbeitung von Investitionsmaßnahmen incl. Zuschussanträge für Gemeinden und Zweckverbände
• Vollzug des Straßen- und Wegegesetzes (Widmungen, Umstufungen, Einziehungen)
• Statistiken soweit nicht aufgabenbezogen die Sachbearbeiter zuständig sind
• Vertretung SG 2

Frau Bock (Teilzeit):  Telefon (09835/9791-18), E-Mail: martina.bock@vg-hesselberg.de

• allgemeiner Schreibdienst für SG 1, Bürgermeister und Verbandsvorsitzende in Zusammenarbeit mit Frau Baumann und Frau Rothgang wie dort beschrieben,
• Zuschussanträge und Verwendungsnachweise für übergeordnete Behörden
• Erstellen von Sitzungsladungen, Sitzungsvorlagen sowie Übernahme der Protokolle der Gemeinden und Verbände in das Programm Session
• Personalverwaltung; Datenerfassung Personal- und Kundenstammdaten, Führung der Personalakten, Führung Urlaubsblätter (VG, Römer, Kiga Gerolf.),
• Meldungen, Abrechnungen und Schriftverkehr mit Sozialversicherungsträgern, Zusatzversorgung und Finanzamt, Arbeitsverträge in Zusammenarbeit mit Herrn Herrmann
• Abrechnung geringfügige und kurzfristige Beschäftigungen
• Schriftverkehr und Veranlagung Unfallversicherung
• Auswertung Zeiterfassung VG-Mitarbeiter und Personal des ZV Römerpark
• Allgemeine Mitarbeit im SG 1
• Schriftgutablage

Frau Baumann (Teilzeit): Telefon (09835/9791-25), E-Mail: andrea.baumann@vg-hesselberg.de

• allgemeiner Schreibdienst für SG 1, Bürgermeister und Verbandsvorsitzende in Zusammenarbeit mit Frau Bock und Frau Rothgang wie dort beschrieben
• Erstellen, Formatieren, Layout und Druck Mitteilungsblatt Gemeinde Gerolfingen
• Erstellen von Sitzungsladungen, Sitzungs- und Beschlussvorlagen sowie Übernahme der Protokolle der Gemeinden in das Programm Session
• Amtsstunden in Gerolfingen (montags 8.00 Uhr – 12.00 Uhr)
• Friedhofsangelegenheiten der Gemeinde Gerolfingen
• Auswertung der Arbeitsnachweise für Gemeindearbeiter und Verteilung der Arbeitsstunden auf gemeindliche Einrichtungen incl. Berechnung der Zeitzuschläge und Führung Urlaubsblätter für Gemeindebedienstete
• Kindergartenangelegenheiten; Kommunaler u. staatl. Anteil Personalkostenzuschuss für kirchliche Träger feststellen, Erstellung von Abschlags- und Endabrechnungen Personalkostenzuschüsse, Gastkinder außerhalb der Gden. prüfen und abrechnen, Auswertung der Bevölkerungsstatistik in Bezug auf Bedarfsplanung
• Schulwesen, Meldung Schülerzahlen, Bestellung Fahrkarten Grundschüler (VGN), Vorbereitung Gastschulbescheide
• Kläranlagen; Meldungen und Anträge
• Statistiken für Abfallrecht, Klärschlamm und Grüngut, Wasser, Kanalnetz, Erhebung von Wasser- und Abwassergebühren
• Zusammenfassung u. Erstellung Jahresmeldungen der Deponien an LRA und Stat. Landesamt
• Allgemeine Mitarbeit im SG 1

Frau Rothgang (Teilzeit): Telefon (09835/9791-22), E-Mail: martina.rothgang@vg-hesselberg.de

• allgemeiner Schreibdienst für SG 1, Bürgermeister und Verbandsvorsitzende in Zusammenarbeit mit Frau Baumann und Frau Bock wie dort beschrieben
• Erstellen von Sitzungsladungen, Sitzungs- und Beschlussvorlagen sowie Übernahme der Protokolle der Gemeinden in das Programm Session
• Erstellen, Formatieren, Layout und Druck Mitteilungsblätter der VG und Gemeinden (außer Gemeinde Gerolfingen)
• Rechnungserstellung sowie Terminvereinbarung für den Friederike-Louise-Saal, Unterschwaningen
• Kläranlagen, Meldungen und Anträge
• Pflege Sitzungstermine Homepage VG Hesselberg
• Allgemeine Mitarbeit im SG 1

Frau Müller (4,0 Std./Woche): E-Mail: wittelshofen@vg-hesselberg.de

• Amtsstunden in Wittelshofen (freitags von 14.00 Uhr bis 18.00 Uhr)
• Friedhofsangelegenheiten der Gemeinde Wittelshofen

Sachgebiet 2      Bauwesen, Liegenschaften

Frau Birnmeier: Telefon (09835/9791-17), E-Mail: katharina.birnmeier@vg-hesselberg.de
Herr Rüger: Telefon (09835/9791-26), E-Mail: max.rueger@vg-hesselberg.de

• Behandlung von Baugesuchen – gemeindliche Stellungnahme (soweit erforderlich) und Freistellungsverfahren nach dem BauGB – Sitzungsvorlagen soweit erforderlich für Bauangelegenheiten
• Betreuung gemeindlicher Baumaßnahmen (Unterstützung bei Ausschreibungen soweit erforderlich)
• Amtliches Liegenschaftsbuch und GIS – System  – Verfahrenspflege
• Liegenschaftsverwaltung für gemeindliche Grundstücke und Gebäude incl. Verträge
• Unterhalt und Überwachung technischer Regelwerke bei Bestandsgebäuden (z. B. Brücken, technisches Gebäudemanagement)
• Pachtverträge, Pachtlisten, Erstellung der Pachtabrechnungen für alle Gemeinden, Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Führung und Ergänzung gemeindlicher Flurkarten und Wegebestandsverzeichnis
• Führung von Grundstücksakten
• Herstellungsbeiträge und Nachberechnungen für Kanalisation und Wasserleitung
• Führung und Ergänzung der Kanal und Wasserleitungsverlegungspläne
• Hausnummernzuteilung
• Straßenverkehrsrecht (verkehrsrechtliche Anordnungen, Verkehrsschau), Beschilderung, Sondernutzungserlaubnisse
• Manöverschäden (Antragsannahme von Privaten, Bearbeitung der gemeindlichen Anträge)
• Statistiken u. a. (Bodennutzung, Agrarberichterstattung)
• Verwaltung des gemeindlichen Friedhofes in Unterschwaningen (u.a. Friedhofsplan, Graburkunden, Belegungszeit, Sicherheitsfragen)

Sachgebiet 3

Herr Krebs: Telefon (09835/9791-13), E-Mail: mario.krebs@vg-hesselberg.de

• Kassenleitung
• Ein- und Auszahlungen, Rechnungsstellung
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Buchungen für die Gemeinden Ehingen, Röckingen und Wittelshofen
• Mahn- u. Vollstreckungswesen einschl. Anordnung von Vollstreckungsmaßnahmen
• Veranlagung von Mahngebühren, Säumniszuschlägen und Stundungen
• Erteilung von Spendenbescheinigungen
• Einhebung Pacht u. Bodenzins
• Entschädigung für sonstige ehrenamtliche Mitarbeiter
• Abgleich der Verwahrgeldkonten
• Gewerbesteuerumlagestatistik
• Systembetreuer für die EDV-Anlage, Fremdverfahren usw.
• Einholung Darlehensangebote, Bewertung und Beschlussvollzug

Frau Herrmann:  Telefon  (09835/ 9791-19), E-Mail: jennifer.herrmann@vg-hesselberg.de

• Bearbeitung Rechnungseingang (z. B. Signierung der Buchungsbelege mit Haushaltsstellen)
• Statistiken im Finanzbereich, Jugendstatistik
• Aufstellung der Haushaltspläne und Erstellung der Jahresrechnungen (außer VG), Haushaltsüberwachung
• Abrechnung Dauerstellplätze und Stromkosten für Gewässerzweckverband Campingplatz
• Abrechnung Kindergartenbeiträge und Mittagessen für Kindergarten Gerolfingen
• Führung der Anlagenachweise Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung in Zusammenarbeit mit Geschäftsstellenleitung
• Erstellung der Voranmeldungen für die Umsatzsteuer
• Erstellung der Umsatzsteuer- und Körperschaftssteuererklärungen für Betriebe gewerblicher Art der Gemeinden und Wasserzweckverband in Zusammenarbeit mit Frau Dammer
• Bearbeitung § 2b Umsatzsteuergesetz
• Bearbeitung Hundesteuer für die Gemeinden Ehingen, Gerolfingen, Unterschwaningen und Wittelshofen
• Entschädigungen Wasserschutzgebiet
• Breitbandpatin, Mitwirkung bei diversen Breitbandförderverfahren, Zuschussanträge, Verwendungsnachweise
• Mitarbeit Zuschussanträge für Gemeinden und Zweckverbände

 Frau Schaufler (Teilzeit): Telefon (09835/9791-16), E-Mail: bianca.schaufler@vg-hesselberg.de

• Stellvertretung der Kassenleitung
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs für alle Mandanten
• Buchungen Gemeinde Gerolfingen, Unterschwaningen, Schulverband Hesselberg Süd u. Gewässerzweckverband
• Scannen und Belegablage für die Gemeinde Röckingen u. Zweckverband Römerpark Ruffenhofen incl. Zeitbücher
• Gewerbesteuerveranlagung Gemeinde Unterschwaningen
• Grundsteuerveranlagung Gemeinde Unterschwaningen
• Mitarbeit im Mahn- und Vollstreckungswesen
• Stellvertretung Führung Barkasse VG
• Stellvertretung Frau Herrmann Signierung der Buchungsbelege mit Haushaltsstellen
• Rechnungsstellung Gemeinde Gerolfingen, Unterschwaningen, Gewässerzweckverband u. Stellvertretung H. Krebs
• Anmeldungen für VHS Kurse
• Abrechnung Zeltplatz Gewässerzweckverband
• Abrechnung Mittagsverpflegung Schule Ehingen
• Zusammenstellung Strom-Bündelausschreibung
• allgemeine Mitarbeit im SG 3

Frau Dammer (Teilzeit): Telefon (09835/9791-20), E-Mail: anja.dammer@vg-hesselberg.de

• Grundsteuerveranlagung Gemeinden Ehingen, Gerolfingen, Röckingen u. Wittelshofen
• Gewerbesteuerveranlagung Gemeinde Ehingen, Gerolfingen, Röckingen u. Wittelshofen
• Veranlagung der Benutzungsgebühren (Wasser u. Abwasser) Gemeinden Ehingen, Gerolfingen, Röckingen, Wittelshofen, ZV Wasserversorgung Hesselberg-Gruppe und Vertretung Frau Fickel
• Bearbeitung Hundesteuer für die Gemeinde Röckingen
• Umsatz- und Körperschaftssteuererklärungen für gemeindliche Wasserleitungen (Grundsatzfragen)
• allgemeine Mitarbeit im SG 3

Frau Ströhlein (Teilzeit): Telefon (09835/9791-21), E-Mail: nicole.stroehlein@vg-hesselberg.de

• Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Buchungen für VG Hesselberg einschl. Barkassenführung, ZV Wasserversorgung Hesselberg-Gruppe u. ZV Römerpark Ruffenhofen
• Komplette Abwicklung des Zahlungsverkehrs aller Mandanten der VG inkl. Scannen
• Versicherungen der Gemeinden und Bearbeitung von Schadensfällen
• Scannen und Belegablage für die Gemeinden Ehingen, Gerolfingen, Unterschwaningen, Gewässerzweckverband und Schulverband Hesselberg-Süd incl. Zeitbücher
• Abrechnung der Betriebskosten für die gemeindlichen Wohnungen
• allgemeine Mitarbeit im SG 3

 Frau Fickel (Teilzeit): Telefon (09835/9791-27), E-Mail: rebekka.fickel@vg-hesselberg.de

• Veranlagung der Benutzungsgebühren (Wasser u. Abwasser) Gemeinde Unterschwaningen
• Scannen und Belegablage für die Gemeinde Wittelshofen, die VG Hesselberg und den Wasserzweckverband Hesselberg-Gruppe
• Vertretung Standesamt
• Kindergartenangelegenheiten; Kommunaler u. staatl. Anteil Personalkostenzuschuss für kirchliche Träger feststellen, Erstellung von Abschlags- und Endabrechnungen Personalkostenzuschüsse, Gastkinder außerhalb der Gden. prüfen und abrechnen, Auswertung der Bevölkerungsstatistik in Bezug auf Bedarfsplanung in Vertretung von Frau Baumann
• Zusammenfassung u. Erstellung Jahresmeldungen der Deponien an LRA und Stat. Landesamt in Vertretung von Frau Baumann
• Vertragsausfertigung, Rechnungserstellung sowie Terminvereinbarung für die „Alte Schule“ Röckingen
• Pflege Homepage Gemeinden Röckingen und Wittelshofen sowie VG und Gewässerzweckverband

Abteilung II (übertragener Wirkungskreis)

Sachgebiet 4            (Standesamt, soziale Angelegenheiten, Gewerberecht, Ordnungsamt)

Frau Bauer: Telefon (09835/9791-12), E-Mail: theresa.bauer@vg-hesselberg.de

• Stellvertreterin des Geschäftsleiters, Leitung Abteilung II und Standesamt
• Abwicklung aller Beurkundungen (Inland) und Nachbeurkundungen (Auslandsfälle)
• Führung der Personenstandsregister und Ausstellung aller Personenstandsurkunden
• Administrator im elektronischen Mitteilungsverkehr (Autista)
• Vaterschaftsanerkennungen u. namensrechtliche Erklärungen (Art. 47 EGBGB, §§ 1617, 1618 BGB)
• Bearbeitung von Kirchenaustritten
• Staatsangehörigkeitsfragen (Antragsaufnahme, Auskunft)
• Ordnungsamtsaufgaben (z. B. Hundehaltung, Obdachlosigkeit ect.)
• Rentenanträge (Antragsaufnahme, Rentenumwandlung, Kontenklärung)
• Aufnahme von Anträgen für Sozialhilfe, Grundsicherung, Unterhaltssicherung, Wohngeld
• Bearbeitung der Anträge für Rundfunkgebührenbefreiung und für Sozialanschlüsse beim Telefon
• Schwerbeschädigtenausweise (Antragsaufnahme)
• Parkausweise für Schwerbehinderte
• Auskünfte in allen sonstigen sozialen Fragen
• Ausländerrecht (Antragsaufnahme)
• Vollzug des Gewerberechts (Aufnahme von An-, Um- und Abmeldungen, Spielgeräte, 
  Führung der Gewerbekartei), Marktfestsetzungen
• Grundsatzfragen, Organisation bei allgemeinen Wahlen und Schulungen
• Systembetreuer für die EDV-Anlage incl. Datensicherung, Softwareupdates
• Aufnahme von Unfallanzeigen
• Genehmigung von Feuerwerken nach SprengV
• Verwaltung E-Mailverkehr Poststelle (Vertretung)
• Grundsatzfragen, Organisation und Vertretung (Krankheit/Urlaub) für SG 5

Sachgebiet 5            (Einwohnermelde- und Ordnungsamt, Wahlen, Pässe, Ausweise)

Frau Weber: Telefon (09835/9791-10), E-Mail: rebecca.weber@vg-hesselberg.de

Frau Kalsow: Telefon (09835/9791-11), E-Mail: jennifer.kalsow@vg-hesselberg.de

• Führung des Melderegisters (An- und Abmeldungen, Geburten, Sterbefälle, Eheschließungen etc.)
• Kontrolle aufgrund amtlicher Fortschreibung
• Bevölkerungsstatistik, Monatsmeldungen
• Beantworten von Anfragen aus dem Melderegister
• Erstellung von Auswertungen (Ehe- und Altersjubilare, Schulanfängerliste, Listen aller Art für Bgm.)
• Datenaustausch mit dem Bundeszentralamt für Steuern (Steueridentifikationsnummer)
• Wahlvorbereitungen (Ausgabe von Briefwahlunterlagen, Erstellung und Pflege des WVZ)
• Beantragung von Führungszeugnissen und Gewerbezentralregisterauskunft
• Ausstellung von Aufenthalts- und sonstigen melderechtlichen Bescheinigungen
• Datenübermittlung an das Bundesamt für Wehrverwaltung
• Ausweis- und Passwesen (Beantragung von Personalausweis und Reisepass, Ausstellung von vorläufigen Personalausweisen und Reisepässen)
• Gewerberecht (An-, Um- und Abmeldungen, Bearbeiten von Gestattungen, Auskünfte und Führung Gewerbedatei)
• Führerscheine (Entgegennahme von FS- Anträgen, Bestätigung und Weiterleitung)
• Fischereischeine (Antragsaufnahme und Ausstellung)
• Waffenscheine, Waffenbesitzkarten (Antragsaufnahme und Bestätigung)
• Anträge für Ausländeramt (Aufnahme und Best.)
• Feuerwehr (Stärkemeldungen), Meldung Kommandantenwechsel an LRA
• Posteinlauf und Postversand
• Amtliche Beglaubigungen
• Vervielfältigungen
• Fundsachenverwahrung
• Bestellung und Verkauf von Restmüllsäcken
• Fremdenverkehr (Anfragen-Prospektverwaltung)
• Telefonvermittlung
• Verwaltung E-Mailverkehr Poststelle
• Ablagen für EWO
• Fortführung Gesetzessammlungen für SG 5, Ablage Sammelakten für Standesamt

Frau Weber:   Vertretung Standesamt

Frau Kalsow: 

• Rentenanträge (Antragsaufnahme, Rentenumwandlung, Kontenklärung)
• Anmeldungen für VHS Kurse
• Büromaterialbeschaffung
• Urkunden für Ehe- u. Geburtstagsjubiläen